Como Conduzir uma Reunião

Às vezes, encontra-se numa sala de conferências ou no gabinete do seu chefe, e a reunião parece nunca mais acabar. Não parece haver um propósito para a reunião, e conversas paralelas estão a decorrer. Talvez a pessoa a conduzir a reunião esteja a comer…

Aqui estão algumas coisas que deve fazer e outras que não deve. Aqui estão algumas que não estão apenas no gráfico.

As reuniões precisam de um propósito. Se vai realizar uma reunião, deve haver uma razão! Analise as reuniões recorrentes quanto à relevância. Realizar reuniões apenas porque estão marcadas no calendário é frustrante! Tenha uma agenda!

Tenha a atitude certa. A atitude certa é crucial numa reunião. Se convocar uma reunião, respeite as pessoas o suficiente para as tratar bem. Elas não estão lá para acariciar o seu ego ou dizer-lhe o que quer ouvir.

Mantenha-a curta. A maioria de nós não gosta de reuniões, mas detesta ainda mais reuniões longas. Tente limitar as sessões a 30 minutos ou menos. Existem formas de encurtar reuniões, mas a melhor maneira de as manter curtas é manter-se focado na tarefa. Reduza as discussões paralelas ao mínimo e, se surgirem tópicos fora do âmbito da reunião, discuta o problema rapidamente ou adie-o para outra altura.

Seja pontual. Poucas coisas são mais desrespeitosas do que chegar atrasado a uma reunião que convocou. E se não puder evitar o atraso, seja honesto e peça desculpa. Além disso, não é suficiente pedir desculpa por chegar atrasado se estiver no corredor a falar sobre futebol e depois entrar tarde na reunião. É muito rude. Respeite as pessoas.

Planeie a reunião. Planejar uma reunião significa que respeita o tempo de todos os outros. Se a expectativa é receber contribuições dos outros, envie uma agenda aos participantes no dia anterior, para que tenham tempo para se preparar. Ou tenha uma agenda padrão que se repita regularmente, para que as pessoas saibam o que esperar.

Envie por email. Se estiver a analisar métricas padrão ou informações que não precisam de explicação e são para sua informação ou para que possa tomar uma decisão, peça para lhe enviarem por email e elimine esta parte da reunião. Não há necessidade de fazer as pessoas sentarem-se e assistirem enquanto revê slides apenas para dizer “próximo slide”. Fazê-lo é uma perda de tempo para todos. Analise esta informação antes da reunião e discuta os tópicos ou informações relevantes.

Calcule quanto dinheiro as suas reuniões custam. Se tiver 20 pessoas numa reunião durante uma hora, são consultores, e a taxa média por hora for de €35, esta reunião de uma hora custa €700. O custo pode variar, mas quer gastar €700 em salários para que as pessoas o vejam a rever slides? Reduza a duração da sua reunião para metade e convide apenas as pessoas necessárias para tomar decisões ou fornecer a informação necessária.

Reuniões online igual! Acrescentamos que, tenham atenção ao dress code nas reuniões online. Aspetos desgrenhados como quem saiu da cama, ou mesmo dress code de casa, não se adaptam a quem trabalha. Compostura é o que se pretende!

Compostura trabalho e poupança de tempo.

Outras orientações reais:

1. Procure informação e prepare-se para as reuniões. Não diga que não há e não viu quando é tudo partilhado.
2. Seja objetivo/a. Objetividade é o segredo da boa gestão de tempo.
3. Não se sinta ressabiado ou mal por indicações e reparos: é sobre o trabalho e não sobre si ou quem é.

Acredite que, seguindo isto à risca, será mais organizado e irá gerir o seu tempo e performance muito melhor!